Dotazník · Surman Digital

O firmě

Základní rámec — ať víme, s jak velkým provozem pracujeme.

Název firmy

IČO

Kdo dotazník vyplnil

Telefon

E-mail na vás

Čím se firma živí Jednou dvěma větami, jako byste to říkali sousedovi.

Kolik lidí ve firmě

Z toho v terénu

Zakázek měsíčně (přibližně)

Roční obrat (řádově)

V čem pracujete dnes

Zajímá nás skutečnost, ne ideál. Excel a papír jsou legitimní odpovědi — u většiny firem to tak je.

V čem vedete zakázky

V čem fakturujete

V čem plánujete práci lidí

Kde máte kontakty na zákazníky

Co používají lidé v terénu Telefon, tablet, papírový protokol…

Co vás na dnešním řešení nejvíc štve Klidně několik věcí pod sebou. Tohle je pro nás nejdůležitější otázka celého dotazníku.

Co naopak funguje a nechcete o to přijít

Druhy zakázek

Nejčastější přehlédnutí: zvenčí to vypadá jako jedna firma, ale uvnitř běží několik různých procesů vedle sebe — a každý má jiná pravidla. Vyplňte každý zvlášť.

Příklad: montážní firma měla tři druhy zakázek — u prvního byla subdodavatel pro velkoobchod, u druhého prodávala zákazníkovi přímo a u třetího dělala jen dílčí práce. Každý se fakturoval jinak.

Výroba a plánování

Výroba má vlastní pravidla, která obchod ani montáž nevidí. Tady se rozhoduje o termínech.

Jakými kroky zakázka ve výrobě prochází Pracoviště a operace v pořadí, např. řezání → svařování → lakování → kompletace → expedice.

Co dnes určuje termín dodání Kapacita dílny, materiál, subdodávky, volný montážní tým… Kdo termín slibuje a z čeho vychází?

Jak se dnes plánuje, co se kdy vyrábí Tabule na dílně, tabulka, porada, hlava mistra. Popište skutečnost.

Co výrobu nejčastěji zdrží nebo co se v ní pokazí

Co má systém o výrobě vědět Stav zakázky, materiál, kdo na čem dělá, kontrola kvality, fotky hotového kusu…

Terén a protokoly

Zaměření, montáž, servis. Co se zapíše v terénu, musí bez přepisování dojít do kanceláře.

Co se v terénu zapisuje a jak se to dostane do kanceláře Papírový protokol, fotky v telefonu, hlášení po telefonu, aplikace…

Co potřebuje technik v terénu vidět Adresa, kontakt, co je objednané, výkresy, historie u zákazníka…

Jak dnes řešíte podpis zákazníka, fotky a předání

Fakturace

Tady bývá schováno nejvíc pravidel, která nikdo nemá sepsaná.

Komu fakturujete a jak často Např. „zákazníkům po dokončení“ nebo „velkoobchodu souhrnně jednou měsíčně“.

Fakturujete něco zvlášť, mimo hlavní zakázku? Např. zaměření, projekt, dopravu, servisní výjezd — i když z toho zakázka nakonec nevznikne.

Jaké režimy DPH používáte

21 % 12 % přenesená povinnost nejsme plátci

Účtujete dopravu? Jak se počítá? I když je to nepsané pravidlo „od oka“ — napište, jak to dělá ten, kdo to počítá.

Kdo fakturuje vám a co musí doložit Živnostníci, subdodavatelé — a co po nich chcete (výkaz, km, počty…).

Lidé a co kdo uvidí

Kdo bude systém používat a v jaké roli Např. „majitel — vidí všechno“, „dispečerka — plánuje“, „technici — jen svoje práce“.

Kdo nesmí vidět ceny nebo cizí zakázky

Má do systému vidět někdo zvenčí? Dodavatel, partner, velkoobchod — třeba jen na stav svých zakázek.

Co chodí pravidelně

Věci, které se opakují každý týden nebo měsíc, jde často načítat automaticky — a to je většinou první místo, kde ušetříte hodiny.

Co vám pravidelně chodí e-mailem Objednávky, ceníky, seznamy zakázek, výkazy…

Co pravidelně posíláte vy

Co si přepisujete z jednoho místa do druhého Každé přepisování je práce, kterou by měl dělat systém.

Napojení na to, co už používáte

Nový systém nemá nahrazovat, co funguje. Má se na to napojit a vzít si z toho data.

Které systémy mají zůstat CRM, účetnictví, e-shop, sklad, vlastní aplikace… a k čemu je používáte.

Co mezi nimi má téct Např. „zakázka z CRM → výroba → protokol ze zaměření → faktura“. Kde dnes přepisujete ručně?

Kdo tyto systémy spravuje a máte k nim přístup Interní správce, dodavatel, export dat, API… Nevíte-li, nevadí, zjistíme to.

Přehledy pro vedení

Jaká čísla chcete vidět každý týden nebo měsíc Rozpracované zakázky, vytížení, termíny v ohrožení, marže, kdo kolik udělal…

Kde je dnes berete a jak dlouho to trvá

Co od systému čekáte

Obojí je v pořádku. Jen potřebujeme vědět, jestli máme váš dnešní postup přenést tak, jak je, nebo ho i zpochybnit.

Jak naložit s vaším dnešním procesem

Zachovat, jak to děláme dnes — systém má náš postup převzít Navrhněte nám, jak to dělat líp — chceme proces zefektivnit

Návrh zlepšení znamená, že váš proces rozebereme krok po kroku a navrhneme, co změnit, sloučit nebo zrušit. Je to samostatně placená část — cenu řekneme předem, ještě před schůzkou.

Cokoliv dalšího

Co byste chtěli, abychom věděli Sezónnost, plánovaný růst, co se chystá, čeho se bojíte.

Jak čemu ve firmě říkáte Vlastní názvy pro zakázky, výjezdy, doklady… Zachováme je — systém má mluvit vaším jazykem.

Ukázky — dobrovolné

Nic z toho není podmínka. Jde nám o strukturu dokladu, ne o obsah — ceny a jména klidně začerněte. Smlouvy, ceníky ani obchodní podmínky teď neposílejte; pokud je bude potřeba vidět, řekneme si o ně později a podepíšeme mlčenlivost.

Nejužitečnější bývá screenshot dnešní evidence zakázek, vzor faktury nebo terénní protokol. Nemáte-li po ruce nic, klidně přeskočte.

Vyberte soubory Obrázky, PDF nebo tabulky. Nahrají se spolu s dotazníkem, nikam je neposílejte.

Odesláno, děkujeme.

Máme to u sebe včetně příloh, nemusíte nic posílat e-mailem. Podle odpovědí zdarma připravíme grafický návrh, jak by systém mohl vypadat, a ozveme se s termínem schůzky. Na ní se doptáme na zbytek — hlavně na věci, které se špatně píšou a snadno povídají.

Odeslání se nepovedlo.

Vaše odpovědi jsou v pořádku uložené v prohlížeči, nic jste neztratili. Zkuste to prosím ještě jednou. Když to nepůjde ani napodruhé, stáhněte si je jako soubor a pošlete na podpora@surmandigital.cz.

Než začneme stavět, chceme rozumět tomu, jak pracujete

Začneme u vás

O firmě

V čem pracujete dnes

Druhy zakázek

Výroba a plánování

Terén a protokoly

Fakturace

Lidé a co kdo uvidí

Co chodí pravidelně

Napojení na to, co už používáte

Přehledy pro vedení

Co od systému čekáte

Cokoliv dalšího

Ukázky — dobrovolné

Odeslat dotazník?